Dicas para usar bem o seu e-mail

Mesmo com o crescimento das diversas ferramentas de troca de mensagens como Skype, MSN e até o Facebook, o e-mail continua tendo uma grande importância e eficiência para a troca de informações, é prático e uma boa opção como meio de contato profissional. Mas é importante saber utilizar essa ferramenta da maneira correta, sem o risco de causar aborrecimentos a quem irá ler a sua mensagem. Confira algumas dicas que como enviar um e-mail claro e eficiente.
 

Entendendo o “CC” e “CCO”
Na hora de enviar um e-mail você vai se deparar com as siglas “CC” e “CCO”. A “CC” é a abreviação de “Com Cópia”, e te permite adicionar o e-mail de várias pessoas, para que todas elas recebam a sua mensagem. Mas, diferente da cópia oculta, todos os endereços de e-mail serão visíveis para todos os destinatários.
 

Muita gente não quer ter seu endereço de e-mail divulgado, para esse problema existe a cópia oculta “CCO”, que permite que todos os destinatários recebam seu e-mail, mas só visualizem o endereço do e-mail de quem as enviou a mesagem.

Ao enviar um e-mail com cópia é importante que você esclareça qual destinatário deverá responder a sua mensagem. Caso contrário, você poderá causar confusão entre os destinatários, que não saberão quem deve responder ao e-mail.
 

Estruture o e-mail
Ter um e-mail bagunçado ou demasiadamente enfeitado dificulta na leitura do mesmo. Procure ser claro, obedeça as regras de pontuação, utilize um único tipo de fonte e projete um e-mail com começo, meio e fim. Se houver pontos importantes a serem destacados, use os marcadores ou uma cor de fonte diferente para destacar o que deseja. Quanto mais estruturado for o seu e-mail, com mais clareza a informação chegará ao destinatário.
 

Seja objetivo no “Assunto”
No campo “Assunto” procure colocar frases que exemplifiquem e esclareçam o conteúdo do e-mail. Textos como “Bom dia!”, “Para hoje”, “Oiee” devem ser evitados. Seja o mais específico possível, por exemplo, em vez de colocar apenas “Relatório” como assunto, coloque “Relatório de vendas de Janeiro de 2012”.
 

Tenha um endereço de e-mail claro e fácil
Pense bem antes de criar seu endereço de e-mail, pois ele poderá ser usado em diversas situações. Tente ser claro, se o endereço que você deseja já estiver sendo usado, procure colocar algo semelhante que não fique muito incompreensível. Evite e-mails do tipo “m4r1ad4s1lva@exemplo.com“, “mariad+2010@exemplo.com”, use algo como: “maria.silva@exemplo.com”.
 

Coloque informações claras e necessárias na assinatura
Se o seu e-mail é utilizado para o âmbito profissional, então faça uma assinatura com informações necessárias para que o seu destinatário consiga entrar em contato com você com facilidade. Informe seu nome e sobrenome, a função ou departamento em que trabalha, o nome da empresa para qual trabalha e o seu telefone de contato.
Mas se o seu e-mail for pessoal, coloque apenas o seu nome e alguma outra informação que achar relevante (o seu site, twitter, etc).
 

Evite usar palavras em CAIXA ALTA
Na internet, o texto em CAIXA ALTA (letra maiúscula) faz referência ao ato de gritar, por isso só utilize as letras maiúsculas em início de frase ou de acordo com a pontuação do texto. Se a intenção é destacar a palavra, utilize os métodos citados anteriormente, mas fuja das palavras em caixa alta.
 

Evite usar abreviações e gírias
Na internet é muito comum fazer a abreviação de palavras como “vc”, “tdb?”, “obg”, etc. Isso deve ser evitado em um e-mail, tanto como as gírias do tipo “beleza”, “valeu”. Só utilize esse tipo de linguagem se o seu e-mail for informal e estiver sendo enviado para alguém com quem você tenha intimidade, como um amigo ou familiar.
 

Anexos
Procure enviar anexos apenas de textos longos e detalhados, que precisam de maior análise e atenção para serem entendidos. No caso de imagens e outros tipos de arquivos, procure converter e deixá-los no menor tamanho possível.